Poslovni Softver za Ugovaranje - AB Soft
2510
page-template,page-template-full_width,page-template-full_width-php,page,page-id-2510,page-child,parent-pageid-2450,ajax_fade,page_not_loaded,,qode-title-hidden,qode-child-theme-ver-1.0.0,wpb-js-composer js-comp-ver-4.12,vc_responsive
Poslovni Procesi > Ugovaranje

Ugovaranje

Kada je u pitanju proces ugovaranja, evidencija obuhvata ne samo evidenciju ugovora, već i kasnije praćenje realizacije ovih ugovora kroz razne poslovne procese. Ugovori se dotiču svih ostalih poslovnih procesa i promene po ugovorima evidentiraju se na mnogim mestima u sistemu.

 

Pored standardnih aplikacija koje AB Soft ima u ponudi, neke specifične delatnosti ili kompanije sa kompleksnijim zahtevima, imaju posebne aplikacije iz kojih se o ugovorima prate i evidentiraju i neke nestandardne pozicije.

 

Tipičan poslovni proces ugovaranja koji se prati iz AB Soft aplikacija obuhvata:

  • Zahtev kupca
  • Ponuda ili predugovor
  • Ugovor
  • Evidencija dokumentacije vezane za ugovor (predračuni, otpremnice, prijemnice, ulazne i izlazne fakture, ostale promene u sistemu)
  • Evidencija proizvodnje, ako je sistem tako podešen
  • Knjiženje prihoda i troškova
  • E-banking, plaćanje i naplata po ugovorima
  • Izveštavanje o ugovorenom i izvršenom

Deo ugovaranja su evidencija projekata (po kojem može biti više ugovora sa kupcima i dobavljačima) i zbirno izveštavanje i bilansiranje projekata.

 

Poseban deo poslovnog procesa obuhvata evidenciju ugovora o delu, uz obračun i kreiranje potrebnih zakonskih obrazaca i evidencija.

 

Evidencija ugovora obično obuhvata višegodišnju evidenciju.

 

Uključeni moduli:

DUGA – ugovori

 

Iz programa DUGA prate se ugovori koje zaključujete sa svojim komintentima. Ugovori mogu biti:

  • ugovori prodaje (robe ili gotovih proizvoda),
  • nabavke,
  • za usluge drugih pravnih lica (npr. usluge održavanja),
  • ugovori o delu kao i
  • ostali ugovori.

 

Nakon što na ovom mestu unesete osnovne podatke o ugovoru i eventualno šta je i na koji period dogovoreno, iz ostalih delova sistema podatak postaje vidljiv, pa se pozivanjem na ugovore komintenata kod izrade ostale dokumentacije, automatski formira kartica ugovora, kako naturalnih pokazatelja, tako i finansijskih. Na primer, kod izrade otpremnice – fakture pozvaćete se na ugovor po kojem radite otpremu, a informacija o tome biće prosleđena i na finansijsku karticu komintenta. Ove informacije pratiće se između ostalog, i iz programa DUGA, da biste mogli da pratite šta je ugovoreno, a šta je izvršeno.

Na ovaj način, DUGA ima upliva u skoro sve delove informacionog sistema – iz nje se unose ugovori, i nakon toga prati realizacija koja nastaje u ostalim delovima informacionog sistema. Iz same DUGE prate se i ostale pravne promene po nekom ugovoru – aneksi i razni događaji tipa sudskih procesa i ostalog. Na ovaj način formira se još jedna komponenta kartice ugovora, a koja ne potiče od finansijskih ili naturalnih promena, već čisto pravnih.

Kada je reč o ugovorima o delu, tada se na osnovu unetih podataka o ugovoru o delu, mogu obračunati porezi i doprinosi i odštampati potrebna dokumentacija. Nalozi za plaćanje šalju se u aplikaciju VIR, kako bi se sproveli kroz e-banking.

Pored ovih, DUGA ima i druge interesantne izveštaje, a iz nje možete uvek pogledati izgled dokumenta u originalu.

FIPO – finansijsko knjigovodstvo

 

Program omogućuje vođenje kompletnog finansijskog knjigovodstva jednog ili više preduzeća, bez obzira na delatnost i veličinu preduzeća, i obim knjiženja. Kontni plan, sintetički i analitički, kreirate i dopunjujete prema svojim potrebama.

 

Knjiženje naloga se može vršiti direktno iz izvorne dokumentacije, nakon čega se štampa nalog u uobičajenoj formi. Pozivanje na ugovor kod knjiženja nekog stava, automatski povezuje taj stav sa ugovorom koji je zaveden u programu DUGA za praćenje ugovora, što kompletira dokumentaciju o promenama po tom ugovoru. Ranije proknjižene naloge uvek možete pogledati na ekranu, ponovo odštampati, promeniti ili izbrisati.

 

Pregled sintetičkih i analitičkih kartica, uz kombinaciju sa organizacionim jedinicama, protivstavom ili tipom stava omogućuje Vam da dobijete veliki broj aktuelnih informacija. Unos organizacione strukture kroz šifarnike, pruža Vam mogućnost praćenja rezultata, prihoda i troškova, naplate i potraživanja po troškovnim ili profitnim centrima, kao i izrade periodičnih obračuna na takav način.

 

Posebne pogodnosti program pruža u praćenju kupaca i dobavljača, gde u svakom trenutku možete dobiti pregled dugovanja i potraživanja, izdvojiti potraživanja preko “n” dana, očekivani priliv u periodu, rang lista potraživanja (i dugovanja) i slično. Ukoliko koristite naše aplikacije za robno materijalno knjigovodstvo i fakturisanje (ROK i FAKT) tada na analitičkoj kartici komintenta možete pogledati dokumente (račune, otpremnice, prijemnice) u originalu i odštampati ih onako kako su bili odštampani kod izrade.

 

Izrada i štampanje zaključnih listova, dnevnika, raznih izveštaja iz glavne knjige za proizvoljne vremenske periode za celo preduzeće ili po profitnim ili troškovnim centrima, bilansa stanja i uspeha, u mnogome olakšava periodične obračune. Podaci proknjiženi u ovoj aplikaciji koriste se iz programa FINALIS (finansijska analiza) za formiranje dodatnih izveštaja.

 

Praćenje PDV evidencije je na kontima glavne knjige i putem knjiga ulaznih i izlaznih računa.

 

Program Vam dopušta da u Novoj godini, tokom januara i februara, knjižite podatke i iz nove, i iz stare godine. Po predaji završnog računa, automatski će se iz stare godine formirati i proknjižiti nalog za prenos početnog stanja sa datumom 01.01.

 

Devizna verzija programa uključuje i devizno knjigovodstvo, sa vođenjem kursnih lista, deviznih kartica, kursiranjem, obračunom kursnih razlika, itd.

ROK – robno materijalno knjigovodstvo

 

Program ROK je predviđen da maksimalno automatizuje evidenciju robe u veleprodaji, maloprodaji, carinskim magacinima i konsignaciji, kao i evidenciju materijala i gotovih proizvoda kod proizvodnih preduzeća. Sve promene koje tom prilikom nastaju, prosleđuju se u finansijski program, u nalog za knjiženje prema unapred zadatim šemama kontiranja.

 

Možete posedovati neograničen broj magacina i prodavnica. Svaki magacin može voditi robu po veleprodajnim, prosečnim, ili planskim cenama. Prilikom prijema robe izrađuje se kalkulacija, i po potrebi vrši nivelacija zaliha na poslednju VP cenu. Postoji mogućnost unosa devizne ulazne kalkulacije, prema fakturama dobavljača i dokumentima carine. Nakon promene cene mogu se odštampati etikete prema stanju u objektu ili po jedna za svaki artikal sa promenjenom cenom.

 

Otpremnica se vezuje za račun ili za maloprodajnu izdatnicu u Vašu prodavnicu. Komercijalni uslovi se mogu unapred definisati. U momentu fakturisanja možete korigovati prodajnu cenu što će automatski nivelisati samo izdatu količinu. Ako račun pišete prema ranijem predračunu, sve stavke će Vam unapred biti ponuđene. Pri tom, predračun je iz programa za komercijalu (KOM) ili fakturisanje (FAKT). Avansom plaćeni i ranije fakturisani iznosi se posebno evidentiraju i biće posebno označeni, iskontirani i zavedeni u PDV evidenciju.

 

Svaki dokument se detaljno pamti i može se uvek ponovo pregledati ili odštampati. Faktura, otpremnica ili prijemnica mogu se ponovo pogledati i odštampati bilo iz programa ROK, bilo iz programa FIPO ili nekog drugog programa koji u okviru izveštaja ima knjige KIF i KUF, odnosno finansijske kartice komintenta.

 

Pored navedenih temeljnica, u veleprodaji raspolažete i drugim kao što su knjižna pisma, prenosnice, povratnice, korekcije, trebovanja, itd. Korisnik sam podešava mnoge parametre u programu: počev od poreskog tarifnog sistema, šema kontiranja i konta na koja se knjiže stavovi, načina obračuna i iznosa akciza, pa do parametara kojima podešava rad programa prema svom načinu poslovanja.

 

Program sadrži sve neophodne finansijske i količinske izveštaje o promenama u magacinima i prodavnicama. Lager liste možete pretraživati na veliki broj načina. Takođe, možete ih štampati pri čemu možete odabrati jedan od ponudenih načina ili sami formirati izgled izveštaja. Za slučaj da imate veliki broj magacina ili prodavnica, dobro će Vam doći pregled raspoređenosti artikala po objektima. Iz programa se vodi i štampa Knjiga evidencija prometa robe (KEP) i izveštaji vezani za ekološku taksu ili izveštaji za otkup sekundardnih sirovina. Od ostalih izveštaja pomenućemo izveštaj o ulazima i izlazima sa lagerom na dan, rezervisane količine, dnevnici knjiženja po temeljnicama, artiklima i finansijskim stavovima, evidencija zaduženja po tarifama, knjige KIF, KUF, PDV evidencije, itd.

 

AB Soft izrađuje nove verzije programa kod izmena u zakonu na koje nije moguće prilagođenje podešavanjem parametara.

FAKT – fakturisanje

 

Iz programa FAKT možete raditi fakture na osnovu više otpremnica koje su urađene iz programa ROK. Na ove stavove možete dodati i stavove koji se odnose na izvršene usluge i na taj način kompletirati fakturu. Fakture možete formirati i samo za usluge.

 

Program FAKT omogućuje i izradu deviznih faktura, kao i finansijskih doknjiženja – knjižnih pisama. Iz njega možete uraditi i dinarske i devizne predračune i fakture za avansne uplate predračuna.

 

Kod izrade konačnih faktura i faktura za avansne uplate, dokument automatski dobija svoj ulaz u knjigu izlaznih faktura i istovremeno se formira nalog za knjiženje u programu FIPO, finansijsko knjigovodstvo. Knjiženjem ovog naloga formiraće se zaduženje na kartici kupca, koje će se kasnije pratiti iz programa za finansijsku operativu i na svim drugim mestima gde je ova informacija potrebna. Za slučaj fakturisanja po otpremnicama, formiraće se i proknjižiti stavovi koji se odnose na razliku u ceni.

 

Kod potrebe korekcije proknjiženih faktura, postoji mogućnost izrade knjižnog pisma.

 

Program ima opciju izrade predračuna uz praćenje naplate predračuna i automatskog generisanja naloga za izradu otpremnice u program ROK. Plaćeni artikli po nekom predračunu mogu rezervisati količine i ta rezervacija postaje automatski vidljiva u svim delovima sistema za koje je ta informacija od važnosti. Po potrebi, može se uraditi faktura za avansnu uplatu. Iznos ove fakture biće odbijen kod izrade konačne fakture, na odštampanom dokumentu. Takođe, biće posebno zaveden u PDV evidenciji.

 

Preduzeća kod kojih je prevashodna delatnost orijentisana na pružanje usluga, mogu iz ove aplikacije evidentirati izvršene usluge po ugovoru (program DUGA) i nakon toga dati nalog za fakturisanje, koji će automatski formirati stavove. Za preduzeća koja usluge isporučuju u više faza, moguće je praćenje realizacije ukupnog ugovorenog iznosa i fakturisanja po privremenim situacijama. Za dokumenta knjižena iz informacionog sistema AB Softa, mogu da se vezuju dokumenti kreirani u drugim softverskim alatima.

 

Sva urađena dokumentacija se pamti i dokument uvek možete pogledati ponovo na ekranu ili odštampati na štampaču na način kako ste to uradili kod originalnog dokumenta. Pored knjige izlaznih faktura koja se formira automatski, program ima i drugih izveštaja vezanih za fakturisanje i predračune.

MAT – materijalno knjigovodstvo

 

Program MAT namenjen je evidenciji materijala i sitnog inventara na zalihama i upotrebi. U okviru programa vodi se evidencija zaliha magacina alata i potrošnog materijala, kao i evidencija zaduženja i razduženja računopolagača. Sva potrebna knjiženja koja sprovodite u programu automatski generišu nalog za knjiženje u knjigovodstvenom programu.

 

Što se tiče alata, kod trebovanja možete raditi otpis kompletne vrednosti ili prenosom podataka u program OSA, kalkulativan otpis.

 

Program omogućuje alociranje direktnih troškova vezanih za mesto troškova u trenutku nastanka – prilikom trebovanja. Ukoliko se trebovanje radi za potrebe održavanja ili utroška na nekom od osnovnih sredstava, tada se troškovi vezuju za mesto troškova kojem pripada to osnovno sredstvo, a ostaje i trajna evidencija o izvršenom trebovanju po tom sredstvu. Na taj način možete pratiti evidenciju u smislu vrednosti i karaktera utroška rezervnih delova ili goriva i maziva po vozilima ili mašinama u proizvodnom procesu.

 

Na kraju godine ili po potrebi, štampaju se popisne liste za popise na zalihama i upotrebi, i, nakon obrade popisa, automatski knjiže razlike po popisu. Program ima 10-tak različitih tipova dokumenata za praćenje promena u magacinima i kod računopolagača (prijemnice, otpremnice, trebovanja, prezaduženja i sl.) i veliki broj izveštaja. Povezan je sa programima FIPO za finansijsko knjigovodstvo, OSA za evidenciju osnovnih sredstava, POP za praćenje proizvodnje i POGS za pogonsko knjigovodstvo.

OSA – osnovna sredstva

 

Program OSA namenjen je vođenju evidencije osnovnih sredstava na proizvoljnim kontima. Zaduženja osnovnih sredstava se mogu voditi po organizacionim jedinicama i po računopolagačima.

 

Izrada popisa, pretraživanja i finansijski i količinski izveštaji su mogući po kontima, po grupama otpisa, po radnim jedinicama, po računopolagačima, kao i po kombinacijama ovih podataka. Na isti način se mogu pregledati i kartice osnovnih sredstava. Program omogućuje rashod osnovnih sredstava i promenu vrednosti. Ako svojim aktima imate propisanu procenu vrednosti za neka osnovna sredstva, ovo takođe možete uraditi iz aplikacije OSA i to na nekoliko načina. Iz programa se vodi i evidencija poreske amortizacije, kao grupni i pojedinačni otpis.

 

U toku godine možete raditi predračun otpisa, a na kraju svake godine prilikom popisa, program će za svako osnovno sredstvo izračunati otpis u bilansnoj i poreskoj evidenciji. Pri tome je moguće odštampati popisnu listu, po kojoj se vrši popis, obračunati i odštampati konačnu popisnu listu koja sadrži rezultate sračunate amortizacije, kao i OA obrazac. Knjiženjem popisa, podaci se knjiže u bilansnoj i poreskoj evidenciji programa OSA, i u glavnu knjigu programa FIPO.

 

S obzirom da je aplikacija deo šireg programskog sistema, iz aplikacije MAT možete evidentirati trebovanje potrošnog materijala ili alata po osnovnim sredstvima, iz aplikacije POP, korišćenje osnovnog sredstva u procesu proizvodnje, a ako je u pitanju vozilo, iz aplikacije BLAD evidentira se korišćenje vozila na službenom putu, odnosno iz aplikacije ROK korišćenje vozila za transport robe kod izrade otpremnice. Kroz aplikaciju AS može se pratiti servis vozila. Jedinstvena kartica osnovnog sredstva prikazaće promene koje su se za neko osnovno sredstvo evidentirane u bilo kom delu informacionog sistema.

KOM – komercijala

 

Program KOM za automatizaciju poslovanja komercijale, povezan je sa ostalim delovima informacionog sistema. Koristi iste šifarnike komintenata, šifarnike artikala, razne šifarnike iz programa za robnomaterijalno knjigovodstvo (ROK) i fakturisanje (FAKT), ugovore iz programa DUGA itd. Za formiranje temeljnica i izveštaja koriste se kako podaci proknjiženi u okviru ove aplikacije, tako i podaci iz finansijskog knjigovodstva (FIPO), fakturisanja, otpreme i nabavke.

 

Aplikacija pokriva dva segmenta poslovanja komercijale: nabavku i prodaju.

 

    1. Nabavka: prihvatanje i obrada zahteva za nabavkom iz raznih delova sistema (proizvodnja, robno materijalno, prodaja, prodavnice, kritične zalihe), kako od dobavljača, tako i iz centralnog magacina. Odobravanja ovih zahteva u više nivoa odobravanja. Formiranje porudžbina. Veza sa MS Wordom koja se opciono može koristiti za štampanje kompleksnih porudžbina. Odobravanje porudžbenica u više nivoa odobravanja. Ažuriranje pristiglih količina, automatsko formiranje naloga za knjiženje promena u robno materijalnom knjigovodstvu na osnovu porudžbenica i obrađenih zahteva za nabavkom. Prioriteti nabavke. Ugovori sa dobavljačima. Minimalne i maksimalne zalihe.
    2. Prodaja: evidencija zahteva kupaca, obrada zahteva, formiranje ponuda i predračuna. Veza sa MS Wordom koja se opciono može koristiti za štampanje kompleksnih ponuda i predračuna. Evidencija uplata predračuna, aktiviranje i automatsko formiranje naloga za proizvodnju u proizvodnji ili naloga za otpremu, na osnovu prihvaćenih/uplaćenih predračuna ili ponuda. Ugovori sa kupcima. Za slučaj da u svoj informacioni sistem imate uključenu i B2B aplikaciju, tada će se zahtevi koji stižu iz B2B aplikacije slivati na ovo mesto i moći će da budu obrađeni kroz sistem. Možete podesiti prioritete kupaca u ovakvoj aplikaciji, što će se odraziti na reakciju sistema na zahtev koji dolazi iz B2B aplikacije: on se može tretirati kao zahtev kupca (nakon kojeg treba formirati ponudu, predračun itd), kao zahtev za slanjem predračuna ili kao zahtev za izradom otpremnice.

 

Program sadrži veliki broj izveštaja kako iz ove aplikacije, tako i iz ostalih delova informacionog sistema, koji su važni za komercijalno poslovanje.

POP – praćenje proizvodnje

 

Program POP namenjen je praćenju proizvodnje. Može se koristiti za različite tipove i obime proizvodnje. Potpunim korišćenjem programskog sistema FIPO – ROK – POP, prati se proizvodnja od tehnološkog lansiranja, preko promena u magacinima materijala, poluproizvoda i gotovih proizvoda, do finansijskih knjiženja.

 

Program koristi šifarnike magacina, materijala, gotovih proizvoda i usluga iz programa ROK, FAKT i KOM. Iz programa se definišu:

  • radni nalozi,
  • sastavnice (recepture),
  • radna mesta,
  • radne operacije,
  • mesta troškova i
  • ostali potrebni parametri.

 

Po lansiranju radnog naloga, automatski se štampa sva potrebna dokumentacija, a podaci o trebovanju po magacinima materijala i poluproizvoda se prenose u program ROK. Sve promene u magacinima koje su rezultat lansiranja radnih naloga za proizvodnju, automatski se prenose iz programa ROK u program POP. Unosom povratnih informacija iz proizvodnje, dobijaju se izveštaji o realnom toku proizvodnje, direktnim i indirektnim troškovima, itd. Radni nalozi lansiraju se prema planu proizvodnje ili aktiviranjem ponude iz aplikacije KOM – proizvodnja za poznatog kupca. Za gotove proizvode moguća je evidencija lota i datuma proizvodnje, po potrebi i sata proizvodnje. Radni nalog takođe vezuje i lotove i karakteristične datume na trebovanom materijalu ili poluproizvodu. Ovi podaci mogu se koristiti kod štampanja otpremnice, što se može dodatno podesiti prilagođavanjem štampe.

 

U varijanti kada se povezuje sa aplikacijom POS, moguće je ostvariti automatsko lansiranje proizvodnje prema unapred definisanim sastavnicama gotovih jela i pića, a na osnovu prodaje iz aplikacije POS – kasa u maloprodaji.

 

Aplikacija ima veliki broj izveštaja iz proizvodnje.

BLAD – blagajna

 

Program BLAD je namenjen automatizaciji vođenja blagajne u preduzećima. U okviru iste aplikacije možete voditi:

  • blagajne dinara,
  • devizne blagajne,
  • blagajne čekova građana i
  • druge blagajne (npr. blagajna benzinskih bonova).

 

U toku izrade dnevne blagajne, štampa se nalog blagajni za uplatu ili isplatu. Svaka promena u blagajni može se šifrirati radi praćenja statističkih i drugih izveštaja. U slučaju blagajne čekova građana, program automatski vodi računa o dospeću čekova za slučaj plaćanja na poček i formira specifikacije čekova po bankama. Čekovi se mogu preuzeti sa svih instance aplikacija POS u sistemu, i pratiti na jednom mestu – iz blagajne čekova aplikacije BLAD.

Program omogućuje vođenje i štampanje dnevnika dnevne i glavne blagajne. U slučaju da koristite program za finansijsko poslovanje FIPO, možete voditi blagajnu sa kontiranjem, koristeći kontni plan i organizacione jedinice definisane u tom programu. Tada će po zaključenju svake dnevne blagajne, nalog za knjiženje biti automatski prosleđen u program FIPO.

 

Iz programa BLAD takođe se evidentiraju, obračunavaju i štampaju putni nalozi. Prilikom unosa putnog naloga u evidenciju, može se evidentirati i isplaćena akontacija što će se automatski preneti kao nalog za isplatu u dnevnu blagajnu, a iz nje u FIPO na knjiženje u glavnu knjigu. Putni nalog se može pozvati na vozilo koje se kao osnovno sredstvo vodi u aplikaciji OSA. Kod konačnog obračuna, obračunavaju se dnevnice prema broju provedenih dana (sati) na službenom putu, uključuju i gotovinski računi i prenose nalozi za isplatu u dnevnu blagajnu, odnosno za knjiženje u program FIPO. Ako je iznos isplaćenih dnevnica ili ukupan mesečni iznos naknade za korišćenje privatnog vozila u službene svrhe veći od zakonom pripisanog neoporezivog iznosa, preneće se nalog za obračun poreza i doprinosa da dohodak građana u aplikaciju DUGA iz koje se može raditi obračun ugovora o delu. Iz aplikacije DUGA se štampaju i svi ostali obrasci vezani za obračun poreza i doprinosa, ali i formira nalog za knjiženje zaduženja po osnovu plaćanja poreza i doprinosa.